E-Rechnungen

Einführung der E-Rechnung ab 2025

Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland eine Verpflichtung zur E-Rechnungsstellung in Kraft. Diese Verpflichtung gilt zunächst für Geschäftsbeziehungen mit öffentlichen Behörden. In den folgenden Jahren, abhängig von der Unternehmensgröße, wird die E-Rechnungsstellung auch im B2B-Bereich (Business-to-Business) obligatorisch:

  • 2 Jahre später (2027): Für größere Unternehmen wird die E-Rechnungspflicht eingeführt.
  • 3 Jahre später (2028): Für kleinere und mittlere Unternehmen tritt die Verpflichtung in Kraft.

Ab diesen Zeitpunkten müssen Rechnungen elektronisch versendet und empfangen werden. Papierrechnungen werden dann nur noch als Kopie anerkannt und gelten nicht mehr als gültiges Rechnungsdokument.

Es gibt technische Herausforderungen wie die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und die Gewährleistung der IT-Sicherheit. Zudem besteht eine 10-jährige Aufbewahrungspflicht für E-Rechnungen. Es ist daher essenziell, dass Unternehmen ihre Rechnungsprozesse entsprechend und vor allem rechtzeitig anpassen und auf elektronische Rechnungen umstellen.

 

Was kommt auf Dich zu?

  • Kompatibilität: Sicherstellen der IT-Systemkompatibilität für den Import und Export elektronischer Rechnungen.
  • Software: Evaluieren der aktuellen Softwarelösung oder Auswahl eines geeigneten Partners für eine nahtlose Umstellung.
  • Prozess: Festlegen eines klaren Prozesses für den Rechnungseingang und -ausgang.
  • Förderprogramm: Prüfen der Verfügbarkeit finanzieller Unterstützung, z.B. durch Förderprogramme der KfW.
  • Schulungen: Organisieren von Schulungen für Mitarbeiter zur Anpassung an neue Prozesse und Technologien.
  • Archivierung: Gewährleisten der gesetzeskonformen Archivierung elektronischer Rechnungen über mindestens zehn Jahre.
  • Rechtliche Anforderungen: Überprüfen der gesetzlichen Anforderungen und Gewährleisten der Einhaltung aller relevanten Vorschriften.
  • Sicherheitsmaßnahmen: Implementieren von Sicherheitsmaßnahmen, um den Schutz sensibler Daten zu gewährleisten.
  • Datenintegrität: Sicherstellen, dass alle Daten vollständig und unverändert übermittelt werden.
  • Kundenschnittstellen: Anpassen der Kundenschnittstellen, um den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen zu erleichtern.
  • Meldungen und Berichte: Entwickeln von Mechanismen zur Überwachung und Berichterstattung über den Rechnungsfluss.
  • Support-System: Einrichten eines Support-Systems, um bei technischen Problemen schnell Hilfe leisten zu können.
  • Interne Kommunikation: Regelmäßige Updates und klare Kommunikation innerhalb des Unternehmens, um alle Mitarbeiter über Fortschritte und Änderungen zu informieren.
  • Informiert bleiben: Regelmäßige Überprüfung von Informationen zu gesetzlichen Änderungen und Anpassungen, um stets konform zu bleiben.

 

Was kannst Du jetzt tun?

  • Frühzeitiger Start: Beginne jetzt mit der Planung und Umsetzung, um Hektik und Engpässe zum Jahresende zu vermeiden.
  • Partnerwahl: Finde den richtigen Partner oder Dienstleister, der Dich bei der Umstellung unterstützt.
  • Finanzielle Unterstützung: Prüfe die Möglichkeit der finanziellen Förderung durch die KfW für die Umstellung auf E-Rechnungen.
  • Pilotprojekte: Starte mit kleinen Pilotprojekten, um die Umstellung schrittweise zu testen und anzupassen.
  • Feedback einholen: Sammle kontinuierlich Feedback von Mitarbeitern und Geschäftspartnern, um den Prozess zu verbessern.
  • Dokumentation: Erstelle eine umfassende Dokumentation der neuen Prozesse und Systeme.
  • Kontinuierliche Verbesserung: Plane regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen der Systeme und Prozesse, um stets auf dem neuesten Stand zu bleiben.
  • Schulungen: Organisiere regelmäßige Schulungen für Deine Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie mit den neuen Systemen und Prozessen vertraut sind.
  • Testlauf: Führe einen umfassenden Testlauf durch, um sicherzustellen, dass alle Systeme und Prozesse reibungslos funktionieren, bevor die E-Rechnungspflicht in Kraft tritt.
  • Externe Beratung: Ziehe in Erwägung, externe Berater hinzuzuziehen, die Erfahrung mit der Umstellung auf E-Rechnungen haben, um den Übergang zu erleichtern.
  • Informiert bleiben: Abonniere relevante Newsletter, nimm an Branchenveranstaltungen teil und bleibe in Kontakt mit Fachverbänden, um über gesetzliche Änderungen und Best Practices informiert zu bleiben.