
E-Rechnungen
Einführung der E-Rechnung ab 2025
Mit der Einführung der E-Rechnung in Deutschland wurde ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung gemacht. Seit dem 01.01.2025 sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Eine klassische PDF-Rechnung, auch per E-Mail verschickt, gilt nicht als E-Rechnung. Für E-Rechnungen gelten zusätzlich spezifische Merkmale, wie die strukturierte Übermittlung im maschinenlesbaren Format. Diese Regelung betrifft alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche.
Übergangsfristen und Verpflichtungen bei der E-Rechnung
Ab 1. Januar 2025
- Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
- Unternehmen können von ihren Geschäftspartnern verlangen, E-Rechnungen zu senden.
- Rechnungen an öffentliche Behörden (B2G – Business to Government) dürfen ausschließlich als E-Rechnungen eingereicht werden, wobei zusätzlich eine Leitwert-ID der adressierten Behörde benötigt wird.
- In den Jahren 2025 und 2026 dürfen Rechnungen noch in Papierform oder als reine PDF erstellt und versendet werden, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt.
Ab 1. Januar 2027:
Große Unternehmen mit einem Vorjahres-Umsatz von mehr als 800.000 Euro müssen vollständig auf E-Rechnungen umgestellt sein.
Ab 1. Januar 2028:
Alle Unternehmen sind, unabhängig von ihrem Umsatz, ausschließlich verpflichtet, E-Rechnungen im B2B-Bereich zu empfangen und zu versenden. Ab diesem Datum werden keine Rechnungen in Papierform oder als PDF mehr akzeptiert.

Es könnte unter bestimmten Umständen die Möglichkeit von Fristverlängerungen geben. Daher ist es ratsam, die Lage regelmäßig zu prüfen und sich über mögliche Änderungen oder Ausnahmeregelungen zu informieren.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Es ist zu beachten, dass Rechnungen mit einem Betrag von weniger als 250 Euro sowie Fahrscheine von den Regelungen zur E-Rechnung ausgenommen sind. Diese Rechnungen können weiterhin in Papierform oder als reine PDF ausgestellt werden, ohne den Anforderungen an die elektronische Rechnung zu entsprechen.
Revisionssichere E-Rechnungen: Anforderungen und Formate
Ein wesentlicher Aspekt der E-Rechnung ist die Revisionssicherheit. Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, ihre Rechnungen so aufzubewahren, dass sie jederzeit vollständig und unverändert nachprüfbar sind. Diese Verpflichtung ist in verschiedenen Gesetzen, wie dem Handelsgesetzbuch (HGB), und der Abgabenordnung (AO) verankert. Außerdem müssen elektronische Dateien im Vergleich zu Papierrechnungen zusätzliche Sicherheitskriterien erfüllen.
Sobald elektronische Rechnungen versandt oder empfangen werden, müssen sie den Bestimmungen der E-Rechnungshandhabung entsprechen. Unternehmen sollten daher den Empfang, den Versand und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen effizient gestalten. Es ist entscheidend, dass die originalen elektronischen Rechnungsdateien unverändert bleiben. Bei notwendigen Änderungen muss ein separates Änderungsdokument erstellt und die Protokollierung der Aktivitäten sichergestellt werden, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
Um die revisionssichere Aufbewahrung über die gesetzlich geforderte Frist von 8 Jahren gemäß dem Bürokratieentlastungsgesetz III (BEG III), das ab dem 01.01.2025 gilt, zu gewährleisten, sollten Unternehmen folgende Punkte beachten:
- Unveränderlichkeit: Rechnungsdaten dürfen nach der Erfassung nicht mehr verändert werden.
- Verfügbarkeit: Die Daten müssen jederzeit zugänglich sein.
- Sicherheit und Datenschutz: Rechnungen sollten gegen Verlust, Diebstahl und unbefugten Zugriff geschützt sein. Bei der Nutzung von Cloud-Diensten ist es wichtig, dass die Daten auf europäischen Servern gespeichert werden, um den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gerecht zu werden. Zwar gibt es Sonderregelungen für Datenverarbeitungen auf Servern außerhalb Europas, wie etwa in den USA, doch diese sind derzeit rechtlich noch unsicher und könnten Risiken für die Einhaltung der DSGVO darstellen.
Für den Austausch von E-Rechnungen in Deutschland zwischen Unternehmen (B2B – Business to Business) wird das ZUGFeRD-Format empfohlen, das sich dadurch als Standard etabliert hat. Es kombiniert eine visuell lesbare PDF-Datei mit einem eingebetteten XML-Teil, der maschinenlesbare Daten enthält und die automatisierte Verarbeitung in Buchhaltungs- und ERP-Systemen unterstützt. Eine E-Rechnung ähnelt auf den ersten Blick einer herkömmlichen Rechnung, da sie als PDF vorliegt, enthält jedoch zusätzlich einen unsichtbaren XML-Teil, der bei Bedarf mit speziellen Tools oder einem Text-Editor eingesehen werden kann.
Das ZUGFeRD-Format vereinfacht den Übergang zur E-Rechnung, indem es eine nahtlose Integration der elektronischen Rechnungsstellung in bestehende Systeme ermöglicht. Es macht sowohl die manuelle Bearbeitung als auch die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen effizienter. Dadurch wird der gesamte Rechnungsworkflow optimiert und die Fehleranfälligkeit verringert, während gleichzeitig der Aufwand für die Datenextraktion und -verarbeitung minimiert wird. Alternativ können PDF- und XML-Dateien auch getrennt erstellt und verarbeitet werden.
Für Behörden-Rechnungen (B2G – Business to Government) wird das XRechnung-Format verwendet, das ausschließlich aus der XML-Datei besteht. Dies betrifft beispielsweise Rechnungen an Schulen, Bürgerämter, Finanzämter, Ministerien oder andere öffentliche Einrichtungen.
Für den internationalen Datenaustausch stehen Formate wie Peppol BIS (basierend auf europäischen Standards), Factur-X (die französische Variante von ZUGFeRD) und UBL (Universal Business Language, weltweit etabliert) zur Verfügung. Diese Formate gewährleisten eine hohe Interoperabilität zwischen verschiedenen Ländern und Systemen.
E-Rechnung im EU-Ausland: Regelungen und Anforderungen für grenzüberschreitende Geschäfte
Für Geschäfte im EU-Ausland gelten je nach Land unterschiedliche Regelungen zur E-Rechnung. Während die EU für B2G-Transaktionen (Business-to-Government) bereits eine Verpflichtung zur E-Rechnung eingeführt hat, gibt es derzeit noch keine einheitliche Pflicht für B2B-Geschäfte. Ab 2028 wird jedoch in vielen EU-Ländern die E-Rechnungspflicht für Unternehmen erwartet. Es ist daher ratsam, sich regelmäßig über die jeweiligen nationalen Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung zu informieren, um die Anforderungen im grenzüberschreitenden Handel zu erfüllen.
Regelmäßige Prüfungen zur Sicherstellung der E-Rechnungsanforderungen
Um den aktuellen Anforderungen gerecht zu werden und die E-Rechnung gesetzeskonform zu integrieren, sollten Unternehmen ihre Rechnungsprozesse regelmäßig überprüfen und an die relevanten Vorschriften anpassen. Dies umfasst wichtige Maßnahmen, die für eine erfolgreiche Umsetzung unverzichtbar sind, sowie ergänzende Schritte, die eine kontinuierliche Optimierung unterstützen.
Wichtige Maßnahmen:
- Datenschutz und DSGVO: Den Fokus auf Datenschutz beibehalten, um die Einhaltung der DSGVO sicherzustellen. Eine jährliche Überprüfung der Maßnahmen wird empfohlen.
- Archivierung: Sicherstellen, dass alle E-Rechnungen revisionssicher archiviert werden und der gesetzlich geforderte Zeitraum von 8 Jahren eingehalten wird. Eine kontinuierliche Überprüfung ist hierbei sinnvoll.
Ergänzende Maßnahmen:
- Mitarbeiterschulungen: Regelmäßige Schulungen für betroffene Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass alle Änderungen effizient umgesetzt werden. Eine Durchführung mindestens einmal jährlich oder bei signifikanten Änderungen wird nahegelegt.
- ERP-Systeme: Die Nutzung von ERP-Systemen regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie die E-Rechnungsanforderungen unterstützen und den erforderlichen Sicherheitsstandards entsprechen. Eine Überprüfung alle 6 Monate oder nach größeren Updates ist ratsam.
- Partnerbeziehungen: Kontinuierlich prüfen, ob alle Partner die E-Rechnungsanforderungen sowie die Vorgaben der DSGVO einhalten. Hier bietet sich eine jährliche Überprüfung oder eine Kontrolle nach Vertragsverlängerung an.
- Prozessoptimierung: Prozesse zur E-Rechnung kontinuierlich optimieren und deren Integration in bestehende Systeme regelmäßig überprüfen. Eine Überprüfung alle 6 Monate oder bei wesentlichen Systemänderungen ist sinnvoll.
- Dokumentation: Die Dokumentation regelmäßig pflegen, um Nachverfolgbarkeit und zukünftige Verbesserungen zu erleichtern. Auch hier ist eine Aktualisierung alle 6 Monate oder nach größeren Prozessanpassungen empfehlenswert.
Hinweis:
Die genannten Maßnahmen und Prüfintervalle sind darauf ausgelegt, eine gesetzeskonforme und effiziente Umsetzung der E-Rechnung sicherzustellen. Während einige Punkte, wie die Einhaltung von Datenschutzvorgaben und Archivierungspflichten, gesetzlich relevant sind, können die Prüfintervalle und die Umsetzung je nach Unternehmensstruktur individuell angepasst werden. Zusätzliche Maßnahmen, wie Schulungen oder die Überprüfung von ERP-Systemen, tragen zur kontinuierlichen Verbesserung und Integration der E-Rechnung bei,
Wie man eine E-Rechnung von einer klassischen PDF-Rechnung unterscheidet
Eine PDF ist dann eine E-Rechnung, wenn sie neben der sichtbaren Darstellung auch maschinenlesbare Daten wie XML enthält. Um dies zu überprüfen, gibt es verschiedene Methoden:
Mit einem Text-Editor:
- Öffne die PDF-Datei der E-Rechnung in einem einfachen Text-Editor, z. B. Notepad (Windows) oder TextEdit (macOS), um den reinen PDF-Code und die Daten des XML-Anteils zu sehen.
- Im unteren Bereich einer E-Rechnung sind mit einem Text-Editor gut organisierte XML-Daten erkennbar, während der Bereich oberhalb der XML-Daten in der Regel sehr unstrukturiert und chaotisch wirkt und für die sichtbare Darstellung der E-Rechnung verantwortlich ist.
Mit E-Rechnungs-Tools oder Adobe Acrobat Pro:
- Spezialisierte Software wie der Peppol-Viewer, ZUGFeRD-Viewer oder Quba sowie professionelle Programme wie Adobe Acrobat Pro ermöglichen das Auslesen des XML-Anteils von E-Rechnungenin einer übersichtlichen und leicht verständlichen Form, die auch für Menschen ohne technische Vorkenntnisse gut lesbar ist
- Solche Tools prüfen, ob die PDF den Anforderungen einer E-Rechnung entspricht und validieren die Datei auf Konformität mit gängigen Standards.
Wenn keine maschinenlesbaren Daten gefunden werden, handelt es sich um ein gewöhnliches PDF und nicht um eine E-Rechnung.
Hinweis: Die genannten Tools sind Beispiele und keine Empfehlungen.

Bitte beachten Sie, dass sich gesetzliche Regelungen und Anforderungen auf EU- sowie nationaler Ebene schnell ändern können. Aufgrund unterschiedlicher Rechtsauslegungen und fortlaufender Anpassungen übernehmen wir keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Informationen.
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